档案归档时间

正确规定归档时间，对维护科技文件的完整与安全，确保科技部门和科技档案部门的正常工作秩序，都有实际意义。

各种科技文件的归档时间，应该根据科技文件的形成规律和特点来作具体规定。

归档时间过晚，科技文件长期滞留在各部门或科技人员手中，容易散失、损坏，并且会给科技文件形成部门造成负担，还会增加科技档案部门接收时的困难。

归档时间过早，会影响科技、生产部门对科技文件的使用，也会影响科技档案部门正常业务工作的开展。科技文件归档时间可以划分为定期归档和实时归档两种类型。

定期归档是指按照有关规定，科技文件在形成处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。

综合各种科技、生产活动和科技文件的形成特点，定期归档主要包括以下四种具体类型：

1.按项目结束时间归档

按项目结束时间归档，是指在一项科技、 生产活动(如一项工程设计、一个产品研制或一项课题研究等)结束后归档。

一项科技、生产活动结束后，围绕该项活动的科技文件的形成过程也告结束，这时把有保存价值的科技文件系统整理后归档，符合科技、生产活动的自然过程，易于保持科技文件的完整，并使归档工作和科技、生产活动的总结收尾工作相协调。

一般来说，形成周期不太长的科技文件，较适于采用这种方式归档。此外，专业性技术会议和学术会议形成的文件，也应在会议结束后及时整理归档。

2.按工作阶段归档科技、生产活动周期过长的科技文件，可以按形成阶段归档

当一项科技、生产活动按照其工作程序完成一个工作阶段后，即可将该阶段形成的科技文件整理归档。

比如，在一项重点工程或一个复杂的新产品设计活动中，其科技文件可按可行性研究阶段、初步设计阶段、施工图或工作图设计阶段等，分别进行归档。

这种归档时间，主要是为了方便科技部门的工作和便于保护科技档案。有些科技、生产项目，从开始到结束周期很长，往往需要三年五年、十年八年，甚至更长的时间。

由于时间跨度比较大，如果不分阶段而等到项目完结后归档，大量的科技文件长期地散放在形成部门，无疑对形成部门是个负担，而且不利于维护科技文件的完整与安全。

所以，对形成周期较长的科技文件，按阶段进行归档是必要的。

3.按子项结束时间归档

大型项目或研究课题，不仅设计、施工和研制的周期较长，而且每个项目往往由若干子项(单项工程或子课题)组成。

比如一个大型钢铁联合企业的设计和施工，包括烧结、炼铁、炼钢、轧钢等多个单项工程；又如一个航天飞行器的研制，涉及动力系统、控制系统、机身系统等多个系统。

这些“单项”或“系统”作为整个工程或课题的组成部分，不仅是各自相对独立的，而且在工作进展上也常常不平衡。根据这种特点，为保证工作正常进行和科技档案的完整、系统，当一个子项工程结束后，即可先行归档。

4.按年度归档

按年度归档，就是在每年的初始阶段，将上一个年度形成的科技文件整理归档。

这大体适用于以下三种科技文件：

其一，活动和形成周期较长，依年度比按阶段归档更合适的科技项目形成的文件；

其二，某些自然观察或观测活动中形成的科技文件，如气象、水文等观测活动，需要每时、每日、每年的连续观测，具有时间连续性强的特点，对这些科技活动中形成的科技文件，可按年度进行归档；

其三，应该作为科技档案保存备查的科技管理性文件，可按年度归档。

(二)实时归档

实时归档，也称随时归档，是指在科技文件形成时就将其归档，或者形成处理完毕之后立即归档。

主要有下述几种情况:

1.科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位的施工图

这样的单位为了及时向用户(甲方)发出施工蓝图，常常对施工图随设计、随归档、随复制、随发出，而不等工程设计完毕，甚至不等一个设计阶段完毕。

归档成为科技文件编制、复制、发出的中间环节。

2.机密性强的特殊科技文件

由于保密的需要，要求这些科技文件随形成、随归档。

3.外来文件

例如，外购设备的随机图样和文字说明材料、委托外单位设计的科技文件等，为了保护外来文件的完整与安全，应该随时进行归档。

电子环境下，科技文件在归档后并不影响形成部门的日常工作查考，因而在实际工作中，存在提前归档、实时归档的趋势。归档时间的提前，有利于及时控制和管理科技文件信息，保护其完整与安全。